coffee inventory management | documentation

Filtering Roasts

2023-09-12T14:22:24+02:00

At some point you will have a lot of roasts being shown on the Roasts page. To quickly find a specific one or maybe all roasted on a specific machine, you can apply Roast Filters.

Roast Filters

The roast filter dialog elements allow you to filter by

Date range
Beans origin or region
Organic / non-organic
Store

Any changes here will be reflected live in the list of roasts as well as in the graphs.

Watch out! The data used to render the Roast Charts is always restricted by the applied roast filters.

More search parameters can be added by clicking on the detailed search icon.

Detailed Search

In the top part of the detailed search you can restrict the results to roasts of certain beans, blends, or those with matching labels.

Watch out! Selecting the -- entry removes single bean roasts or blend roasts from the result list, respectively. The empty entry deactivates the corresponding criteria completely.

You can restrict the results further by specifying a batch size and yield amount range of interest. Those ranges can be changed using the sliders and inverted by a click. Results without proper values for a certain attribute can be included or excluded.

Finally, you can restrict your search by any number of additional roast attributes like roast color, batch number, bean density, first-crack time or temperature, bean density, ambient pressure, roast template, roasting machine or operator, and many more.

Watch out! Some of the additional search parameters are only available in accounts making use of the corresponding advanced features. For example, you can only restrict your search by the user that roasted if your account is used by multiple users.

If you are satisfied with your additional search parameter setup, click on the flashing red search button to activate the filter. Search filters can be saved and recalled later.

Organic Reports

2021-03-13T07:09:38+01:00

To prepare for an organic audit, one usually has to prepare three lists. The stock of organic beans at the beginning and end of the period, the purchases and sales of organic beans during the period, and the list of roasts of organic beans.

Organic Certified Beans

A first step is to mark organic beans with their corresponding certificate. For each organic bean you select the corresponding certificates in Beans.

Organic certification

Beans with organic certificates are tagged by a small green leaf. Blends and roasts of organic beans are automatically tagged with a small green leaf as well.

Organic filter

The Beans, Blends and Roasts tabs feature a filter for organic items activated by the small green bean icon.

Stocks of Organic Beans

To list the stock amounts of organic beans at a certain point in time you generate a corresponding stock report using its organic filter by clicking the leaf icon.

Organic filter

The generated report can be exported as PDF, Excel table, or CSV data, as well as copied to your computers clipboard.

Purchases and Sales of Organic Beans

To generate a report of all your organic beans’ purchases and sales you generate a regular purchases/sales report by selecting the period and choosing a name. Additionally you tick the leaf icon until it turns green such that the list of beans selected for the report is restricted to only organically certified beans.

Organic purchase and sales report

The generated report can be exported as PDF, Excel table, or CSV data, as well as copied to your computers clipboard.

Roasts of Organic Beans

The list of roasts restricted to organic beans can be added as an open roast report by selecting and choosing a name. Additionally you tick the leaf icon until it turns green to restrict the list of roasts to organically certified beans.

Organic roasts report

Steuermeldungen (German)

2021-03-10T07:09:38+01:00

Der Mechanismus zur Verwaltung der Röstprotokolle erfüllt die üblichen Zollvorgaben (lückenlose Dokumentation aller Röstungen inkl. der Chargengröße und des Einbrands,…). In einem ersten Schritt stellt man diese lückenlose Dokumentation der Röstungen durch Anlegen von (monatlichen) Röstprotokollen sicher um dann in einem zweiten Schritt die Angaben für die verschiedenen Zollerklärungen zu generieren.

1. Röstprotokolle Anlegen

Röstprotokolle lassen sich im Reiter “Berichte” unter dem Eintrag “Röstungen” anlegen. Zunächst ist es jedoch sinnvoll in den Kontoeinstellungen den vollständigen Firmennamen sowie die Unternehmensnummer in den entsprechenden Feldern zu hinterlegen, damit die generierten Berichte vom Zoll zugeordnet werden können.

Firmenname und Unternehmensnummer

Mit der “+” Taste lässt sich ein neuer Röstbericht anlegen. Nun ist noch der abzudeckende Zeitraum mittels der entsprechenden Eingabeelemente anzugeben. Die Anforderung der lückenlosen Dokumentation legt fest, dass der Startzeitpunkt eines neuen Bericht sich immer aus dem Endzeitpunkt des vorherigen Berichts automatisch ergibt, mit Ausnahme des allerersten Berichtes. Für diesen ersten Bericht wird das Datum der ersten Röstung als Startzeitpunkt vorgeschlagen. Als Endzeitpunkt wird das nächste Monatsende vorgeschlagen, dieser Zeitpunkt lässt sich aber immer anpassen. So sind auch Berichte über andere Zeiträume möglich.

Röstbericht anlegen

Nun wird direkt eine Vorschau des Reports über den gewünschten Zeitraum angezeigt. Etwas unterhalb dieser Tabelle findet sich aber ein Hinweis (in rot) auf ein Problem.

Fehlerhafte oder fehlende Angaben

In den Zeitraum des Berichtes fallen Röstungen (hier die R1000), welche zwar die Chargengröße, aber nicht den Ertrag angibt. Damit ist eine Anforderung des Zolls hier nicht erfüllt. Solch ein Report lässt sich dennoch anlegen, er wird aber rot markiert. Besser ist es das Problem zu korrigieren und die fehlende Information nachzutragen. Man kann hier einfach auf das blaue R1000 klicken um in den Eintrag der entsprechenden Röstung zu gelangen und kann dann den Ertrag dort nachtragen.

Fehlender Ertrag

Geht man zurück in den Reiter Berichte und generiert nun erneut diesen Bericht wird kein Fehler mehr gefunden und man kann den Bericht direkt per klick auf den Hacken anlegen.

Bericht angelegt

Der jeweils letzte angelegte Bericht lässt sich editieren und löschen solange er nicht finalisert ist. Ein einmal finalisierter Bericht als auch die enthaltenen Röstungen lassen sich vom Nutzer nicht mehr löschen oder ändern. Diese Funktion ist eine Anforderung von vielen Zollämtern.

So lassen sich nun auch die Berichte für die anderen Monate des Jahres anlegen. Das ist hier gemacht. Zudem wurde der ersten Bericht im August auch schon finalisiert (in der Detailansicht des Berichts findet sich die entsprechende Taste). Dieser ist deshalb grau dargestellt. Auch die zugehörigen Röstungen im Reiter Röstungen sind nun grau markiert und lassen sich nicht mehr in allen Aspekten editieren und auch nicht löschen.

Alle Berichte angelegt

Öffnet man nun solch einen Bericht, sieht am oben eine Zusammenfassung der enthaltenen Röstungen als auch einen Taster der die Generierung des Berichts als PDF ermöglicht.

PDF Bericht erstellen

Nach Erzeugung der PDF Version eines Berichtes erscheint rechts neben dem Taster ein Link mit welchem sich dieser Bericht öffnen und lokal speichern lässt.

PDF Bericht laden

Der Bericht trägt noch im Hintergrund einen DRAFT Stempel, da er noch nicht finalisiert ist. Die Daten des Berichts lassen sich auch in anderen Formaten (Excel, CSV, generischem XML bzw. dem XML Format für das 1808 Online Formular der Steuerbehörde) herunterladen.

PDF Bericht

Für manche Nutzer reicht diese Form von Röstberichten für die Meldungen an die Zollbehörde aus. Manche Zollämtern erwarten die Daten aber in spezifischen Formaten. Üblicherweise existiert hierzu ein spezielles Excel Dokument in das der Röstmeister die Daten über alle Röstungen und die Rohkaffeeerwerbe über das Jahr einzutragen hat.

BEACHTE Die Megen an Röstkaffee von Fehlröstungen werden in diesen Berichten NICHT zum Ertrag hinzu gezählen.

2. Zollerklärungen Generieren

Falls obige Röstberichte nicht aussreichen, können die Daten der Berichte auch in dem vom jeweiligen Zollamt vorgebenen Format ausgeben.

Zoll Reiter

Zunächst muss die Variante der Röstberichte in den Kontoeinstellungen gesetzt werden. Bisher unterstützen wir das Format vom Zollamt Rosenheim und jenes von Berlin. Eventuell hat Dein Zollamt ein eigenes Excel Formular. Wenn Du uns jenes Formular zukommen lässt können wir auch Unterstützung für dieses einbauen.

Zollamt Einstellung

Im weiteren gehen wir davon aus, dass das Format Rosenheim ausgewählt wurde. Jetzt stehen im Reiter Berichte unter Zoll zwei Berichte zur Verfügung. Einmal die Monatsmeldungen bezgl. Rohkaffee Einkauf und Röstkaffeeproduktion unter Rohkaffee Ein-/Verkauf, Röstprotokoll und zum anderen die Bestandsmeldung mittels des Formulars 1830.

Wir konzentrieren uns auf die Monatsmeldung. Die Bestandsmeldungen funktionieren analog. Wenn man den Zeitraum, zB 8/2020, auswählt, dann bekommt man sofort die beiden Berichte angezeigt. Oben an steht der Rohkaffee Ein-/Verkauf Bericht.

Rohkaffee Ein-/Verkauf

Unter dem Rohkaffee Ein-/Verkauf Bericht steht das Röstprotokoll.

Röstprotokoll

Die markierten “Kopier” Icons erlauben es die entsprechenden Daten der Tabellen in die Zwischenablage zu kopieren und wie im Text beschrieben an die jeweilige Stelle in dem Excel-Formular (welches hier auch verlinkt ist) zu kopieren. Eventuell ist in den Kontoeinstellungen noch das korrekte Daten-Trennzeichen (Tab, Komma, Leerzeichen..) und das Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt) für des lokalen Excel Formats einzustellen. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus (hier Open-Office).

Röstmeldung in OpenOffice

Momentan gibt es nur wenige Zollformularformate welche bisher unterstützt werden und welche in den Kontoeinstellungen ausgewählt werden könn (Berlin, Rosenheim,..). Wenn Du auch Dein spezifisches Format für Deine Zollmeldungen unterstützt haben willst, kontaktiere uns bitte unter ` info@artisan.plus`.

Replacement Ingredients

2020-10-27T07:09:38+01:00

It happens that you run out of certain green beans. Often those beans can just be replaced by another one. However, if those beans play a part in one of your blends you might want to replace them with comparable beans without changing the recipe otherwise. Especially, if you just received the new harvest of that very same bean.

Blend without replacement

Let’s assume you have your standard Espresso Blend defined like this.

Espresso Blend with 5kg remaining stock

The indicated 5kg available stock is not enough to roast another full 15kg batch of this blend as the stock of its main ingredient is just 2.5kg. The Artisan app indicates this by marking the batch size red.

Artisan indicating missing stock

Luckily, you just received 2 bags of the new harvest of this bean.

Of course you can edit the blend definition and replace the ingredients that is running out by its follow-up before your next roast. However, what to do then with those 5kg left-over from the previous harvest? It should be totally ok to “blend” this remaining stock of that Brazil and fill the missing amount with beans from the new harvest.

Blend with replacement

Why not specify the new harvest as a replacement for the previous harvest in the first place? Just click on the “Add/Change replacement ingredients” and establish the new 2020 crop as replacement bean. Replacement beans will automatically be used as substitutes once the linked component runs out.

Espresso Blend with replacement

The artisan.plus platform estimates an additional 240kg range for our Espresso Blend with this replacement.

Estimated reach with replacements

The Artisan app automatically generate an intermediate blend recipe for the next batch that consumes up that left-over part and fills this batch up with beans from the specified replacement.

Intermediate blend recipe

What is left to do is to promote the replacement as permanent component and specify a new replacement for it once it is available.

Replacement promotion

All succeeding batches will automatically be composed using the updated recipe based on the promoted replacement.

Intermediate blend recipe

Further applications

Of course nothing prevents you in defining some beans already used as an ingredient in a blend as replacement of another ingredients. The replacement mechanism can also be used to automate the transition to succeeding harvests of single origins by blend recipes with just one component.

Filtering Beans

2020-10-20T12:09:38+02:00

At some point you will have a lot of beans being shown on the Beans page. To quickly find a specific one or maybe all picked in a specific year, you can use the Filter text box.

Text search

If you simply type any word into the filter box, you will get a list of beans in which the word appears as (part of):

bean label
origin or region (e.g. Africa)
bean notes
Cxxxx number
picked year or landed year

Usually, just entering what you are looking for will bring the desired results. Sometimes, though, some of the following tricks might be of help!

Exclude (hide certain beans)

If you want to hide certain beans, just start your search string with a minus -. All beans that match will be excluded from the results. You can also use - on most of the following specific search types.

Filter specific bean information

Bean number Cxxxx

Just type C1099 to find the bean with this specific bean number

Bean stock

The following will work with kg or lbs, depending on what you have configured in your settings.

if you want to get all beans with current stock of about 10, just enter 10
if you look for stock of about 10.5 like 10.451 or 10.549, simply enter 10.5
if you want to list all beans with stock larger than 10, search for >10 while <10 will yield all with stock less than 10

Narrow your search

If you want to search for specific properties, you have the following possibilities:

USER: Marko if several users are using your account, get only those created by Marko
ORIGIN: ethiopia give all beans from Ethopia
STOCK: 10 see “Bean stock” above
FLAVOR: peach gives all beans with flavor peach

Dark Mode

2020-03-05T09:05:17+01:00

If you need to work in a dark environment it can be beneficial to use artisan.plus with a darker color palette and more vibrancy. The dark mode can be less painful to your eyes in such situations and is able to prolong the battery life of smartphones, especially those with OLED displays.

Theme Settings

You can adjust the color theme in the account settings dialog. Choose Auto to let artisan.plus follow the theme settings of your operating system or fix the color theme to either Light mode (the default) or Dark mode.

Light and Dark Mode

Exporting Data

2019-11-28T09:05:17+01:00

Often, you need to use the data in artisan.plus in another application or form. In several places, you can export data into files or simply copy it to your clipboard.

To adapt the output format to your specific setup (number format, etc.), there are some settings for you on the Settings page.

Data Export Settings

Whenever you export into a CSV (comma separated values) or Excel file, the following settings will be used:

Separated by: the Tab (\t) works best for copying into a spreadsheet application like MS Excel; Comma (,) or Semicolon (;) are best for reading in a text file
Line separator: if there are strange characters at the end of each line, try a different line ending (Windows: \r\n, Unix/OSX: \n)
Decimal separator: whether numbers use a dot (.) or a comma (,); mostly depends on your language settings; if some of your numbers are converted to dates or numbers like 42367, change this setting

Data Export and Customs Reports Settings

Customs / Tax Report Settings

There are only a few open templates from which you can choose on the Settings page. The settings will affect the reports generated at Reports -> Customs.

We may be able to produce a report tailored for your specific needs for your monthly / yearly customs or tax reporting needs.

If you would like to have your data formatted in a specific way, please contact us at info@artisan.plus.

Multi-user Support & Read-only Sharing

2019-09-28T08:22:24+02:00

In the past weeks, we added a number of minor features to the artisan.plus platform, improved its performance, and extend its scope.

The most notable addition is the option to share an account among multiple users. The account owner can decide to share access to his data with another person either read-only, or fully incl. the right to change, add, and remove information.

A roast done by Bernd on Marko's account

Multi-User Support

Even in a small roastery, often several roast masters take care of the production. Bernd is helping Marko out on busy days. For this he got an invitation to join Marko’s artisan.plus account.

Bernd roasting for Marko using his own login

Sofia is a home roaster. She gets greens from Marko. To see what he has in stock, Marko gave here read-only access to his account.

Sofias Account

Now Sofia can switch over to Markos account using the account switcher (the popup in the top menu bar labeled “Your Account” or “Account XXX”) and take a look at his data. The top bar turned grey to indicate the read-only mode.

Sofia looking at the Marko's data

Restrictions

There is only one restriction: each user on the artisan.plus platform can only have full access to exactly one account, while he is allowed to additionally access any number of other accounts in read-only mode. As users are identified by their email and another email account is easy to setup, this is not a very limiting restriction.

Welcome to artisan.plus!

2019-05-14T08:22:24+02:00

Today we released artisan.plus to the public.